《取消外国公文书认证要求的公约》生效后涉外公文书办理指南

2023年3月8日，中国加入《取消外国公文书认证要求的公约》（以下简称《公约》）。《公约》将于2023年11月7日在中国生效实施。^[1]

一、关于公约

《取消外国公文书认证要求的公约》(Abolishing the Requirements of Legalization for Foreign Public Documents)亦称《海牙公约》或《海牙认证公约》（英文简称Apostille Convention），于1960年由第九届海牙国际私法会议（HCCH）制定，于1965年1月24日正式生效。其宗旨是避免公文书在国际间使用时可能出现的多个政府机构重复认证问题。截至2023年10月23日，《海牙认证公约》有125个缔约国，约占世界国家和地区总数的五分之三。

现有缔约国包括欧盟各国、美国、日本、韩国、新加坡、澳大利亚、俄罗斯等我国主要贸易伙伴国及大多数“一带一路”倡议参与国。^[2]《公约》核心内容可概括为“取消”和“附加”。“取消”指缔约国之间相互取消使领馆领事认证环节。“附加”指用文书出具国主管机关签发的“附加证明书或认证书”，替代领事认证验证文书上的印鉴、签名的真实性。

公约仅适用于“公文书”（第１条）。公约中并没有明确定义这个术语。文书的公共性质由文书发出地的法律决定，但它可以延伸到任何非私人文书的文书。公约第１条同时也列举了几个示例：比如与一国法院或法庭相关的机关或官员出具的文书，包括由检察官、法院书记员或司法执行员（“执达员”）出具的文书；行政文件；公证文书；以及对以私人身份签署的文件的官方证明，如对文件的登记或在特定日期存在的事实进行记录的官方证明，以及对签名的官方和公证证明。

但公约不适用于外交或领事人员制作的文书以及直接处理商业或海关运作的行政文书。^[3]

认证书的唯一效力是证明签名的真实性、签署文书的人的身份、以及文书所载印章或印鉴的真实性（第５条）。认证书不对基础公共文书的内容进行认证。

在实践中，申请认证书最常见的公共文书是民事身份文书（例如出生证、结婚证和死亡证）、签名的公证认证以及文凭和其他教育文书。^[4]

二、公约在中国的适用

11月7日起，中国送往其他缔约国使用的公文书，仅需办理《公约》规定的附加证明书（Apostille），即可送其他缔约国使用，无需办理中国和缔约国驻华使领馆的领事认证。其他缔约国公文书送中国内地使用，只需办理该国附加证明书，无需办理该国和中国驻当地使领馆的领事认证（Legalization）^[5]。

需要留意的是，根据中国入约时的保留声明，《海牙认证公约》不适用于中国大陆与香港、澳门之间的文件互认，故将继续沿用当前机制（中国委托公证人制度）进行文件互认。此外，台湾并没有加入海牙公约。因此，台湾地区签发的文件不能直接通过海牙认证在海外使用，而是通过领事认证，文件领事认证在各国大使馆完成。

中国外交部是《公约》规定的附加证明书主管机关，并为本国境内出具的公文书签发附加证明书。^[6] 受外交部委托，中国相关省、自治区、直辖市人民政府外事办公室以及部分市人民政府外事办公室可为本行政区域内出具的公文书签发附加证明书。^[7]

中国附加证明书将使用贴纸形式，加贴银色国徽印鉴。^[8]

据了解，自2023年11月7日以来，各地市场监管部门已开始适用《公约》办理外资企业登记业务。山东省青岛市、江苏省常州市、江苏省苏州市、北京市朝阳区、广西壮族自治区桂林市、广西壮族自治区南宁市都发出了《公约》生效后当地首张外资企业营业执照。以前办理此类业务，股东为外国投资者的，其主体资格文件或身份证明应当经所在国家公证机关公证并经中国驻该国使（领）馆认证，这样的“双认证”^[9]办理周期长，少则一个多月，多则甚至需要半年时间，而且费用高。《公约》生效后，外资企业在我国境内办理设立、变更等业务时只需办理该国附加证明书，免除做完公证后再到中国驻当地大使馆领事认证步骤。^[10]

三、附加证明书（Apostille）办理流程

以笔者所在的广东省人民政府外事办公室（下称“广东外办”）附加证明书办理程序为例：^[11]

• 根据广东省内公证处及符合办理附加证明书的具体要求，将相关材料做成涉外公文书；登录“广东省外事服务中心有限公司”（下称“中心”）微信公众号平台提前预约办理时间，在预约时间带上公文书（需由公证处密封并附上介绍信）及公文书申请人身份证原件，交由中心办证大厅受理窗口审核受理；若委托他人代办，被委托人需带同公文书申请人身份证原件及有申请人签名的委托书（格式不限）原件。【如需要回邮服务（仅限境内），请同时填写EMS特快专递回邮单，并将回邮单与有关公文书一并交与受理人员】。

• 取得受理窗口出具的《附加证明书受理单》（第三联：申请人取件凭证）。

• 在中心办证大厅前台通过手机扫描二维码缴纳领事认证费并获得广东外办出具的《广东省非税收入（电子）票据》。（若不能通过手机扫描二维码支付的，可凭窗口出具的《广东省非税收入一般缴款书（电子）》到指定银行缴交认证费，并取得银行出具的《广东省非税收入（电子）票据》）。

• 《附加证明书受理单》上已注明的取证（寄出）日期，请送办人按时凭《附加证明书受理单》（申请人取件凭证联）和《广东省非税收入（电子）票据》前来中心取证，或由广东外办按回邮单地址将办妥的附加证明书寄出。

四、办理费用及所需时间

• 平件：4个工作日取件(寄出)，商业：100元(认证费)   民事：50元(认证费)

• 急件：2个工作日取件(寄出)，每本加收50元(加急费)   

• EMS特快专递邮寄费(仅限国内)25元/500克 (可选)

   * 注：一本公证书多内容的按内容相应增加收费。

五、办理附加证明书（Apostille）注意事项

• 中心受广东省人民政府外事办公室委托，办理广东省内各公证处所出具的各类涉外公文书^[12]，以及广东省内各贸促会、海关等机构出具的涉外商业文书的附加证明书手续（只限于广东省内公证处、贸促会、海关等机构所出具的公文书）。

• 严格执行司法部公证司（89）司公字第80号文的规定，由公证处统一寄送办理附加证明书手续（目前全省大部分公证处均提供附加证明书代办服务）。遇有个别特殊紧急情况，需由当事人送办附加证明书的，应由公证处出具介绍信、盖章后连同公证书密封交付当事人，登录“广东省外事服务中心有限公司”微信公众号平台提前预约办理时间，在预约时间带上公文书（需由公证处密封并附上介绍信）及公文书申请人身份证原件，交由中心办证大厅受理窗口审核受理；若委托他人代办，被委托人需带同公文书申请人身份证原件及有申请人签名的委托书（格式不限）原件。

• 省内各贸促会、海关等机构所出具的商事证明书、产地证书如需办理附加证明书手续，由出具该商业文书的贸促会、海关等机构送往中心办理。
  

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注释：

[1] 详见外交部网站：https://www.mfa.gov.cn/web/wjbxw_new/202310/t20231023_11165858.shtml

[2] 《海牙认证公约》只在海牙缔约国及地区中生效，但若有缔约国在收到中国入约通知后的6个月内提出反对意见的，则该公约将不在中国与该缔约国之间生效。根据外交部2023年10月23日公布的缔约国名单备注，由于印度提出反对意见故中印之间不适用《海牙认证公约》；另外，2024年1月11日，《公约》对加拿大生效，中加之间将于当日开始适用《公约》。

[3] 按海牙国际私法会议（HCCH）对公约的解释性报告，外交或领事人员作为其本国的公证人，其签发的文件已经没有必要退回其本国的公证处公证再回到其领事馆再做认证，多此一举。直接处理商业或海关运作的行政文书。这种排除是因为目前大多数国家都给予此类文件的优惠待遇。同样，对原产地证书和进出口许可证的认证也毫无意义，因为它们通常免于公证，而进出口许可证通常是在其本国使用。限定词“行政”表明，诸如合同和授权委托书之类的商业文件适用公约的规定。此外，副词“直接”倾向于将排除仅限于内容表明其用于商业或海关业务的文件，从而排除偶尔可用于商业业务的文件，例如专利局颁发的证书（经过认证的副本、证明专利增加的文件等）。

[4] 参考我国领事认证官方网站的介绍，按照国际惯例和中国领事实践，我国公民在国外学习、工作、居住，或是在国内办理出国签证时，常需要使用一些由国内公证处出具的涉外公证书，如出生公证、未受刑事处分公证、授权委托书公证、合同公证等等。我国企业法人因境外经贸活动需要，常需向贸促会或其地方分会申请原产地证、发货清单、形式发票、规格证明、重量证明、装箱单、提单、保险单等，或向各地出入境检验检疫机构申请原产地证明、商品检验证明书、动植物出口检疫证明书等。

[5] 领事认证是指一国外交、领事机构及其授权机构在公证文书或其他证明文书上，确认公证机构、相应机关或者认证机构的最后一个签字或者印章属实的活动。由于领事认证的特殊作用，可以形象地将其比喻为发给涉外文书的“签证”。

[6] 办理附加证明书的具体程序和要求请登录中国领事服务网（http://cs.mfa.gov.cn）或各相关地方外办网站查询。

[7] 省级外办25家：安徽、重庆、福建、广东、广西、贵州、河南、黑龙江、湖北、湖南、海南、吉林、江苏、江西、辽宁、四川、山东、上海、陕西、云南、浙江、甘肃、河北、山西、内蒙古，市级外办6家：长春、哈尔滨、宁波、济南、青岛、深圳

[8] 中国外交部以及各相关地方外办签发的附加证明书支持在线核验，具体可登录：https://www.mfa.gov.cn/wjbzwfwpt/?flag=false。

[9] 与中国有外交关系的国家出具的、送往中国使用的公证文书或有关文书，需先经该国外交部或其授权机构认证后，再送中国驻该国使、领馆认证。与中国无外交关系的国家出具的、送往中国使用的公证文书或有关文书，需先经该国外交部或其授权机构和与中国有外交关系国家驻该国使（领）馆认证后，再办理中国驻该第三国使（领）馆的认证。

[10] 来源于澎湃网：https://www.thepaper.cn/newsDetail_forward_25669267

[11] 更多详情请参阅广东省委外事工作委员会办公室：http://www.gdfao.gov.cn/bsfw/wsgl/lsyw/content/post_1144661.html

[12] 根据中国司法部有关规定，涉外公证书只能由涉外公证处出具，在证词、格式、用纸等方面都有专门规定，而且必须有译文。普通公证书不能办理领事认证，不能送往国外使用。此外，对申请办理领事认证的涉外公证书和商业文书，不同的文书使用国驻华使（领）馆在审核时有不同的要求。中国外交部领事司会及时将所掌握的外国使（领）馆的最新要求通报有关文书出证主管机关，提醒其在出具文书时考虑文书使用国的相关要求。因此，当事人在向有关机关申请出具文书时，应该明确告知文书拟送往使用的国家、使用目的及其他相关信息，以便主管机关准确出证。外国驻华使馆有关具体要求可参考外交部网站：中国领事服务网(网址：http://cs.mfa.gov.cn/zggmcg/lsrz/)。